Referater fra styremøter i Nerskogen Hytteeierforening 2008
Mandag 5. mai 2008 kl. 0800 - 0930
Sted:Britannia Hotell, Trondheim
Deltakere fra styret:
Ivar Moen, styreleder
Ivar Schjetlein, avtroppende kasserer
Lisbeth Tangen, avtroppende sekretær
Alice Ødegaard
Bjørn Hafskjold
Hans Gunnar Auganes
Møtet var innkalt ved epost fra av 9. april 2008 Lisbeth Tangen.
Det var ingen innvendinger til innkallingen.
Styresak 1.2008 Referat fra årsmøte 22. mars 2008
Referatet godkjennes
Styresak 2.2008 2Konstituering av styret
Styret har etter årsmøtet slik sammensetning:
•Ivar Moen, leder
•Bjørn Hafskjold, styremedlem
•Alice Ødegaard, kasserer
•Hans Gunnar Auganes, sekretær
Styresak 3.2008 Renovasjonsordningen
Sekretæren tar kontakt med Rennebu kommune for å få informasjon om bakgrunnen for omleggingen av renovasjonsordningen.
Styresak 4.2008 Veisaken
Styreleder orienterte og saken ble diskutert.
Jordskiftesaken går sin gang. Styret ser pt ingen foranledning for at Nerskogen Hytteeierforening skal ta noe initiativ i forhold til Jordskifteretten.
Nerskogen Hytteeierforening kan fortsatt ta seg av formidling av meldinger fra Veglaget for Svartdalsvegen til sine medlemmer.
Styresak 5.2008 Styrets oppgaver framover
1.Kontingentinnkreving
Lisbeth Tangen la fra oppdatert liste over medlemmer som hadde betalt kontingent i de siste 3 år.
Det skal sendes melding til medlemmer som ikke har betalt kontingent, med informasjon om beløp og betalingsmåte. Det informeres om at beløpet kan betales gjennom nettbank til foreningens bankkonto.
Ansvar for utsendelse: Kasserer og sekretær
2.Kartlegging av mulige nye medlemmer
Det er ønskelig at listen over parter i Jordskiftesaken om veispørsmålet utnyttes for å få oversikt over nye hytteeiere som kan være potensielle medlemmer i Hytteforeningen.
Lisbeth Tangen oversender oppdatert liste til styrets medlemmer.
Sekretæren lager et første utlast til liste over potensielle nye medlemmer innenfor foreningens ”nedslagsområde”.
3.Medlemsinformasjon
Det sendes ut hilsen og informasjon til medlemmene, bl a med melding om at stolheisen er åpen, før sommeren. Ansvar: Sekretæren.
Det skal også sendes ut informasjon og invitasjon til aktuelle hytteeiere som ikke er medlemmer i foreningen, jf foregående punkt. Styrets leder lager utkast til slik informasjon.
4.Fiskesaken
Styrets leder kommer tilbake med mer informasjon senere.
5.Stolheisen over Minilla
Ivar Moen, Tor Bustad, Magne Grendal og Åge Rundberget utgjør en frivillig gruppe for tilsyn med og oppfølging av stolheisen over Minilla.
Gruppen leverer årlig rapport om heisen til Trondhjems Turistforening. Gruppen planlegger dugnad på heisen kommende sommer.
6.Sammensetning av vegstyre for Veglag skissert av Jordskifteretten
Styrets leder pekte på at dersom skissen blir vedtatt vil det være plass for to representanter fra hytteeierne i det nye veglagets styre. Han fremholdt at det ville være hensiktsmessig å ha en egen valgkomité for å forberede valget av styremedlemmer, og at Hytteeierforeningen burde være aktiv i denne sammenheng.
7.Forholdet til Sørøyåsen hytteeierforening
Styrets leder orienterte om samtale i påsken med Jan Håkon Bekkavik fra denne foreningen. Han mente det var grunnlag for å drøfte samarbeid med denne foreningen.
Saken ble diskutert.
Spørsmålet om ”nedslagsfeltet” for Nerskogen Hytteeierforening ble berørt, men ikke avklart.
Eventuelt samarbeid kan omfatte:
Merking av turistveg til Jøldal, drift og vedlikehold av stolheisen over Minilla, lanskapsvern / reservatet, sosiale tiltak.
8.Vedtektene
Vedtektene i Nerskogen Hytteeierforening ble siste gang endret på årsmøte 15. april 2006. Bjørn Hafskjold la fram de gjeldende vedtektene. (Han har 6. mai 2008 oversendt dokumentet som vedlegg til epost til styrets medlemmer.)
Vedtektenes § 2 og 3 tas opp til nærmere diskusjon på neste styremøte.
Styresak 6.2008 Oppfordring vedr utelys på årsmøtet
Det ble nevnt at oppfordringen på årsmøtet om å ikke la utelys brenne når en ikke er på hytta, ser ut til å ha hatt positiv virkning.
Referat ved Hans Gunnar Auganes
Lørdag 9. august 2008 kl. 0800 - 0930
Sted: Hos Ivar og Siri Moen ved Svartdalstjønna, Nerskogen
Deltakere fra styret:
Ivar Moen, leder
Alice Ødegaard
Hans Gunnar Auganes
Forfall:
Bjørn Hafskjold
Møtet var innkalt pr telefon fra Ivar Moen.
Det var ingen innvendinger til innkallingen.
Styresak 7.2008 Referat fra styremøte 5. mai 2008
Referatet godkjennes
Styresak 8.2008 Andre referatsaker
Sommermelding til medlemmene ble sendt ut i juni. I tillegg ble det i samme måned sendt ut egen melding fra styret i Svartdalsvegen veglag til medlemmer med kjent epost-adresse.
Styret finner det fortsatt hensiktsmessig å samarbeide med veglaget om utsending av informasjon om vegspørsmål.
Påminning om manglende kontingent er ennå ikke sendt ut til de aktuelle medlemmer. Dette krever samarbeid mellom sekretær og kasserer.
Styret tok disse referatsakene til etterretning.
Styresak 9.2008 Gjennomgang av foreningens historie
Ivar Moen orienterte. Eget dokument blir utarbeidet.
Styresak 10.2008 Utbyggingen av nye hytter og oppfølgingen av kommunale retningslinjer
Ivar Moen orienterte., og gikk særlig inn på kontakt han har hatt med kommunens administrasjon om oppfølgingen av de vedtatte retningslinjer for avløp fra hytter. Det ser ut til som at spørsmål om avvik fra retningslinjen ikke følges opp pga kapasitetsproblemer.
Styret ønsker å gjøre skriftlig henvendelse til kommunen med spørsmål om kommunens opplegg for å unngå miljømessige skadevirkninger av manglende oppfølging av de gjeldende retningslinjer Styrets leder lager utkast til brev, som forelegges de andre styremedlemmene for kommentar, før oversending til kommunen.
Styresak 11.2008 Medlemsregister og kontakt med hytteiere for tilbud om medlemskap
Styret tar til etterretning register med adresser som sekretæren har utarbeidet. Epost-adresser er nå registrert for de aller fleste medlemmene.
Styret ønsker at det utformes skriftlig informasjon om foreningens virksomhet, og at denne kan sendes / leveres til eksisterende og potensielle medlemmer. Sekretæren lager utkast.
Styresak 12.2008 Styrets oppgaver framover
a. Reguleringsplanen fra 2005 og påfølgende endringer:
Foreningens arbeid med denne saken anses avsluttet.
b. Vei og veilag:
Jordskifteretten har tatt saken opp til behandling. Foreningen engasjere deg ikke i den saken nå.
c. Stolheisen:
Foreningens oppgaver ivaretas av eget utvalg, som samarbeider med Trondhjems turistforening.
d. Utvidet tilrettelegging for fiske:
Samarbeid med grunneiere om tiltak for utvidet tilrettelegging for fiske. Ivar Moen følger opp dette. (Ivar Moen mener at oterfiske i Svartdalstjønna bør unngås.)
e. Skiløyper:
Styret har tidligere ikke ønsket motorisert oppkjøring av skiløyper, utover den kjøring Kjell Lund har utført fra bygda og et stykke forbi Skrika, på oppdrag fra Rennebu kommune / idrettslag i Rennebu / eller ? Styret har valgt å ikke støtte / samarbeide med nystartet løypeforening som besørger merking og oppkjøring av dobbeltsporet løype fra Bløttslettet til Skardalen.
Blant nyvalgte styremedlemmer anmeldes andre synspunkter på dette spørsmålet. Det er enighet i styret om at hytteforeningens rolle med hensyn til oppkjøring av skiløyper bør tas opp til allmenn drøfting på neste årsmøte.
f. Påskearrangementet:
Det anses å være behov for å fornye innholdet i arrangementet. Ivar Moen og Alice Ødegaard arbeider videre med dette, og kan ta andre hytteeiere med i arbeidet.
Det er viktig at det sosiale arrangementet bidrar til at medlemmene deltar på årsmøtet.
Valg av ukedag i påskeuka for arrangementet bør vurderes.
Påsken 2009: Palmesøndag 5. april – 2. påskedag 13. april.
g. Mulige trivselstiltak ved Minilla:
Ide om innkjøp av aluminiumskano som plasseres på hensiktsmessig (og lovlig) plass ved elva, til bruk for medlemmene. Tilrettelegging av enkelte båtplasser ved elva, med utlagt bålved. Hans Gunnar Auganes undersøker om et slikt tiltak vil kunne tillates i dette området.
h. Fornminner i området:
Utarbeiding av kart / fortegnelse / informasjon om fornminnene ville være et positivt tiltak. Vi trenger en egen ”historikergruppe” for å få gjort dette.
i. Sommerkryssing av Skrikabekken:
Høvelig plassert stein/er i eller ved bekken på et egnet punkt, vil gjøre det mulig å komme tørrskodd over bekken i sommersesongen. Ivar Moen undersøker om et slikt tiltak vil kunne tillates.
j. Innkalling til årsmøte 2009 og invitasjon til påskearrangement
Disse bør bli sendt ut før utgangen av februar. (Vinterferie i Trondheim-skolene: Uke 8 – dvs mandag 16. – søndag 22. februar.)
Neste styremøte holdes i Trondheim, 29. eller 30. oktober. Møtested Bjarne Ness v 9, Nardo, hos Hans Gunnar Auganes.
Styresak 13.2008 Vedtektene
Behandling av vedtektene utsettes til neste møte
Referat ved Hans Gunnar Auganes
Torsdag 30. oktober 2008 kl. 1900
Sted: Hos Hans Gunnar Auganes og Gerd Opedal i Bjarne Ness v 9, 7033 Trondheim
Deltakere fra styret:
Ivar Moen, leder
Alice Ødegaard
Hans Gunnar Auganes
Fraværende styremedlem:
Bjørn Hafskjold
Styresak 14.2008 Referat fra styremøte 9. aug 2008
Styret godkjente referatet
Styresak 15.2008 Andre referatsaker
Påminning om manglende kontingent er sendt ut til de aktuelle medlemmer av kasserer. Pt har 40 medlemmer betalt kontingent for 2008. Oppdatert medlemsliste vedlegges referatet.
Sommerkryssing av Skrikabekken: Svarbrev fra Fylkesmannen foreligger på vår henvendelse fra hytteforeningen om denne saken.
Styresak 16.2008 Gjennomgang av vedtektene.
Styret gjorde en fullstendig gjennomgang av vedtektene. Sekretæren oversender utkast til endringsforslag til de øvrige styremedlemmene, for kommentar. Styrets endelige forslag må gjøres ferdig i neste styremøte.
Styresak 17.2008 Videre arbeid med informasjon om foreningens virksomhet jf styresak 9.2008, og styresak 11.2008.
Styret ønsker at informasjon utarbeides med sikte på ombringing til hyttene i området i vinterferien (16. – 22. feb) 2009.
Leder og sekretær har ansvar for ombringing.
Orientering om historien til foreningen skal inngå i materialet. Utkastet til slik orientering skal forelegges Tor Ytrehus med ønske om gjennomgang og korrigering, før utsendelse.
Informasjonsmaterialet skal også omfatte orientering om og invitasjon til årets påskearrangement.
Styresak 18.2008 Fornyet opplegg for påskearrangementet
Arrangementet legges til påskeaften 12. april ved Svartdalstjønna.
Tentativt program er skissert slik:
kl 1300 Ankomst
kl 1315 Årsmøte
kl 1400 Lunsj
kl 1500 Skirenn
kl 1600 Avslutning
Årsmøtet avholdes på litt avstand fra der lunsjen forberedes.
Maten til årets lunsj påskelunsj skal i år bekostes av foreningen. Styret tenker seg at det vil være mulig å servere lapskaus / gryterett for de voksne og pølser for barna.
Styret vil forespørre Anne-Donia Bruun Hafskjold, Siri Weider Moen og Gerd Opedal om å bidra til forberedelse og gjennomføring av et slikt lunsjarrangement. Sekretæren retter forespørsel til de nevnte personer.
Opplegget for skirennet ønskes endret i retning skileik, slik at det vi kan være både aktører og publikum. Det trengs en gruppe som kan ta ansvaret for å lage et nytt opplegg. Styreleder finner fram til aktuelle medlemmer i slik gruppe, og retter forespørsel til dem.
Styresak 19. 2008 Neste styremøte
Neste styremøte holdes lørdag 21. feb 2009 kl 1000 hos Alice Ødegaard.
Hans Gunnar Auganes
sekretær